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澜晟观点

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不懂跟进与反馈,工作等于白做!
来源:上海澜晟企业管理咨询有限公司  发布时间:2018-07-24  点击:

信息的及时传递和反馈对一项工作的重要性不言而喻,但是职场中很多人都会忽略工作跟进的重要性。老板不问,下属不说;下属不说,老板不问。于是使得上下级双方之间的信息不对称,对工作的正常开展造成很大的阻碍。



在国外工作时,我养成了一个“follow up?#20445;?#36319;进)的做事习惯。如果我约好一个人两周后见面,我首先将时间锁定在?#19994;?#26085;程表上,然后到两天前,日程表会提醒我再去确认这个会议。


在我多年的工作经验中,好像很少会出现会议最后会变化或取消这类事情。每次见面,我必然会约好下次的见面时间,然后到约会前一两天再去确认。就像我上面说的,我?#19981;?#20027;动,更重要的是事情不跟进是不会有进展的。



1、“沟通”是额外的事情吗?


我一个共事多年的同事就有一个坏习惯,总是不会做跟进的沟通。当事情交给他后,会很久没有声音。过了几个星期我突然想起来,就问他到底怎样了,他说:“完成了”。


他可能还以为有分加,谁知道在我心里已经减了两分。首先,因为一直没有反馈,我不能将此?#36335;?#19979;,就是说这件事一直还是?#19994;?#36131;任,所以扣一分。然后做完都不说,让我继续想着这件事情,又扣一分。如果让我从别的渠道听到他已经将事情做好了,而我这个直属上司还傻傻不知情,这个绝对又要扣一分。我们的绩效是五分满分,一分就出局,就算这个同事从满分开始,因为不重视沟通他也已经差不多要出局了。


这个可能也是一个价值观问题。我觉得这个同事认为“沟通”是额外的事情,不应该?#21152;?#20570;事情的时间。如果有人说?#30333;?#36817;真是太忙了,都没有时间与?#19994;?#22242;队沟通了?#20445;?#37027;这个?#21496;?#23545;是一个不注重沟通的人。我以前培养基层销售人员时,会要求他们每天一次电话汇报,就是要培养一个沟通的习惯。


?#19968;?#20250;教他们怎样汇报,如果碰到问题我们可以马上一起解决。到后来我要改为每周汇报,有很多员工还舍不得呢。我认为没有天生的沟通高手,要变成一个沟通达人,首先要认识到“沟通?#26412;?#26159;做事情的一部分,而?#19968;?#26159;很重要的一部分。如果事情做完但没有同相关人等沟通,对他们来说,你可能还没有开始做。有了这个意识后,行为上才可能开?#20960;?#21464;。


2、好助理,差助理


我再分享一下我过去的助理是怎样做事情的。如果助理?#25165;盼页?#24046;去参加一个活动,特别是一些大?#31361;?#21160;,决定下来之后,她就会?#25165;?#27599;周有一个15~30 分钟的电话会议,请所有?#25165;?#27963;动的人来做沟通。通常在?#25165;?#20013;会有很多动态的事情要处理,我在听到进展情况后也可能会有不同想法。一直到出差前两天,一切都定下来了,她就会给我详细的细节?#25165;牛?#32454;到什么时候在什么地方做什?#35789;?#24773;。


这些细节都会在?#19994;?#26085;程表里面出现,尽量做到我对任何的活动细节都有机会预演一次。但是我曾经也有些助理将我丢了也不知道的情况,出差前没有细节?#25165;牛?#21040;了机场可能机票也没有?#25165;?#22909;……我觉得这个分别是在于两个助理怎样定义做好一件事。


举个例子,老板后天要飞?#26412;?#38752;谱的助理定义这件事就是将老板顺利地送到?#26412;?#28982;后顺利地接回来。整个过程她会先走一遍,在?#32422;?#30340;脑海里先走一次流程,连老板没有碰上的她都给想到了。这种助理的小心程度?#23545;?#36229;过了你,这样你才能完全放心。不然你整天在想她会漏掉什么,这种助理就不是增值的,反而成为负担了。


但不要以为不靠谱的助理不想将工作做好,他们往往也是热心的好员工,只是总爱丢三落四。我觉得其中一个很重要的原因是在定义“事情”上面出现偏差。


比如请她去订一张机票,她就马上去订了,订完之后,又马上去干别的了,而你作为老板,一?#26412;?#19981;知道机票订了没有。一个靠谱的助理会定义“订机票”包括两步:一是?#26159;?#26970;航班的型号、时间、座位的要求?#27426;?#26159;订好机票后,将一切确定的信息反馈给当事人,让他知道这件事情已经结束。任?#38382;?#24773;必然有沟通的部分。我常常说,不到位的沟通,可能你做了8 分工作,最后给扣了4 分;但如果沟通有效,7 分工作变成10 分。所以一个专业的职业经理人必须要重视沟通。沟通让你出色,但也可能让你出局,必须要十分重视。


3、掌握“跟进”主动权


但如果你的上司不善沟通,还反过来怪你沟通不足,那怎么办?


如果你是下属,你可以利用SMART 来将沟通“机制”搭好。SMART 中,S 指的是Specific(具体的),M指的是Measurable(可衡量的),A指的是Achievable(可行的),R指的是Relevant(相关的),而T指的是Time(时限)。


当上司将他对你的期望说完之后,你可以用SMART 作为一个反馈工具,下面的对话就是SMAT 的对话,为什么没有R 呢?因为是老板要求你做的,你的假设就是老板已经考虑好这个项目与他的方向是相关联的了。


“老板,我听到你对?#19994;?#35201;求了,我怕听错了,还是重复一次让你确认一下比较好。我具体听到的是……你是否同意?”


“同意。”


“要衡量这件事情是否做成功,我觉得还是要沿用你一直在推动的KPI 机制。你看看我建议这个KPI 是否可行,或者你有其他KPI 的建议?”


“没有问题,这个KPI 可以。”


“我想与老板分享一下我听懂你的要求后?#19994;?#19968;个判断。我认为这件事情绝对是可行的,但是以我目前手上的资源来说,我可能要放慢一下我另外一个项目的速度,如果你可以?#37038;?#30340;话,我们可以马上开始这个项目。”


“这样吧,另外一个项目不要放慢,我多调动点资源给你,让你将这两件事?#21450;?#20102;。”


“好的,老板,没有问题。有了额外资源,事情就好办了。”


“如果这些资源下周能到位,我估计这个项目能够在6个月内完成,这个也是你原来的要求。还有我希望能够每两个星期给你一个简单的进?#28982;?#25253;,就给你发一条微信,有必要时再开会。我主要是想确保你知道项目还是跟着计划前进,如果有什么变化,我也可以及时通知你,你觉得这样可以吗?”


老板心里很满意,因为他知道每两周会收到一个进?#28982;?#25253;,那这件事就算?#27807;?#31227;交了。


“很好,我们就按这样去办,我等你微信。”


沟通一开始就不能停下来,?#20013;?#30340;沟通是任何关系?#32435;?#24517;经的?#26041;凇?#32844;业经理人必须要将“跟进”作为一种职场基因来培养,“等待”的心态一定不会让你在职场有太顺利的发展。

 
 
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